БЛОГ

Совещания. Быть или не быть. Как выжать из них максимум

Совещания обычно имеют две крайности:

1. Их проводят слишком часто, и с одними и теми же людьми. Как результат, сотрудники жалуются, что работать некогда, сплошные разговоры.

2. В небольших компаниях совещания часто не проводятся вовсе, потому что создается впечатление, что все и так успевают пообщаться.

Мы долгое время относились ко второй группе, пока не пришло понимание, что отсутствие централизованных встреч - одна из причин, почему бизнес стоит на месте. Сотрудники не понимали, куда движется компания, забывали о ее позиционировании и теряли мотивацию, не видя общую цель.

Было решено ввести два типа встреч.


Общее собрание со всеми сотрудниками раз в месяц

Проводится традиционно в 12 часов дня, перед перерывом на обед, чтобы была возможность обсудить новости в перерыве, не нарушая при этом рабочий график. В противном случае все поочередно собирались у кофепоинта или в курилке. На собрании проговариваются успехи и неудачи компании за предыдущий период, ее цели и задачи на месяц вперед, подписанные контракты, кейсы и публикации. Результатом введения стало увеличение внутреннего уровня удовлетворенности сотрудников, снижение количества всевозможных слухов и недопониманий, повышение мотивации команды.


Еженедельные совещания с руководителями

В отличие от общего собрания, которое проводится в неформальной обстановке, "на ногах", совещание с руководителями проходит всегда за закрытой дверью. Структура встречи неизменна, что также вносит определенный порядок и позволяет сократить его время.

1. Каждый из отделов докладывает о своем направлении, о привлечении новых клиентов, уходе текущих, значительном изменении бюджетов по проектам, общей финансовой ситуация по направлению и т.д.

2. Обсуждение результатов задач, поставленных на прошлой неделе. Выполнили/не выполнили/с какими трудностями столкнулись.

3. Постановка новых задач, касающихся развития компании (участие в мероприятиях, написание статей, разработка внутренних материалов: блога, вики, доработки на сайте).

4. Закрепление ответственных и обозначение четких сроков.

На совещание закладывается ровно час, поэтому все попытки уйти в сторону от темы строго пресекаются. В процессе ведется запись основных моментов, по итогам информация заносится в общую задачу в Битрикс24, где обсуждаются вопросы, возникшие в процессе ее выполнения.

А как у вас обстоят дела с совещаниями? Собираете людей регулярно? Или отказались от такой практики вовсе и решаете вопросы в курилке?